Создание контрактной службы

Создание контрактной службы и назначение контрактного управляющего является обязанностью государственного или муниципального заказчика. Это позволяет на практике реализовывать принцип профессионализма заказчика в сфере закупок товаров, работ, услуг (ст. 9 44-ФЗ).

Контрактная служба заказчика создается в случае, если совокупный годовой объем закупок, в соответствии с планом-графиком, превышает 100 миллионов рублей (ч. 1 ст. 38 44-ФЗ).

При этом не обязательно создавать специальное структурное подразделение: контрактная служба может работать по аналогии с комиссией (сотрудники разных подразделений входят в состав контрактной службы).

Организационные формы контрактной службы могут различаться у разных заказчиков:

• отдельное структурное подразделение (управление, отдел);
• вхождение в состав другого подразделения (например, юридического отдела, административно-хозяйственного отдела);
• без образования отдельного подразделения — утверждение заказчиком постоянного состава работников заказчика, выполняющих функции контрактной службы (по аналогии с комиссией).

Управление государственными и муниципальными закупками – онлайн-курс для контрактных управляющих, специалистов контрактных служб и закупочных комиссий. Дополнительная профессиональная программа повышения квалификации разработана на основании требований профессионального стандарта «Специалист в сфере закупок».

Контрактная служба с точки понимания 44-ФЗ о госзакупках — это, скорее, возлагаемый функционал, чем формальное название подразделения, осуществляющего закупки для государственных и муниципальных нужд. Контрактная служба действует на основании оформленного Положения о контрактной службе (регламенте), которое разрабатывается на основе Типового положения о контрактной службе, утвержденного приказом Минэкономразвития № 631 от 29.10.2013г.

Важно добавить, что если включение отдельных сотрудников в состав контрактной службы связано с изменением или расширением их трудовой функции, а, следовательно, с изменением трудового договора (служебного контракта), то такое включение может осуществляться только с согласия указанных сотрудников и при условии внесения соответствующих изменений в их должностные инструкции или регламенты.

Контрактный управляющий назначается в случае, если совокупный годовой объем закупок заказчика в соответствии с планом-графиком не превышает 100 миллионов рублей и у заказчика отсутствует контрактная служба (ч. 2 ст. 38 44-ФЗ).

Контрактная служба и контрактный управляющий осуществляют организацию всего цикла закупок для нужд заказчика: от планирования до исполнения всех обязательств по контракту, в том числе по оплате поставленных товаров, оказанных услуг, выполненных работ.

Ответственность и штрафы заказчиков по 44-ФЗ – вебинар в Школе электроных торгов

На этапе планирования закупок контрактная служба (контрактный управляющий) разрабатывает план закупок, план-график закупок, вносит изменения, размещает документацию в ЕИС.

Кроме того, контрактная служба обеспечивает подготовку обоснования закупок, определяет и обосновывает НМЦ, цены контракта, заключаемого с единственным поставщиком.

Функции контрактной службы при определении поставщиков:

• выбор способа, уточнение НМЦ, организация подготовки описания объекта закупки;
• подготовка извещений, документации, проектов контрактов, протоколов заседаний комиссий;
• организационно-техническое обеспечение деятельности комиссий;
• обеспечение предоставления преимуществ уголовно-исполнительной системы и организаций инвалидов, закупок у субъектов малого предпринимательства и социально ориентированных некоммерческих организаций (СМП и СОНО);
• разъяснение положений документации;
• обеспечение сохранности конвертов, обеспечение аудиозаписи, хранение документов;
• обеспечение согласования с единственным поставщиком;
• обеспечение заключения контрактов, включение в РНП уклонившихся участников закупок.

При исполнении, изменении, расторжении контракта контрактная служба занимается приемкой товаров, работ, услуг (ТРУ), организацией оплаты и экспертизы ТРУ; взаимодействием с поставщиком при изменении, расторжении контракта, применением мер ответственности, в том числе включение в РНП; размещением в ЕИС отчета об исполнении контракта; составлением и размещением в ЕИС отчета об объеме закупок у СМП и СОНО.

Помимо этого контрактная служба организует консультации с поставщиками, а также обязательное общественное обсуждение закупок; участвует в обсуждении требований к отдельным видам ТРУ и нормативным затратам; разрабатывает проекты контрактов, в том числе типовых; проверяет банковские гарантии и информирует об отказе в принятии гарантии; организует уплату денежных сумм по банковской гарантии; организует возврат средств, внесенных в качестве обеспечения.

Комиссии заказчика

Для процедуры определения поставщиков заказчик создает комиссию по осуществлению закупок. Она представляет  собой орган, работающий на коллегиальной основе, который создается заказчиком для определения поставщиков, если закупки осуществляются конкурентными способами.

Обратите внимание, что для осуществления закупки у единственного поставщика создавать комиссию не требуется (ч. 1 ст. 39 44-ФЗ).

Согласно действующему законодательству, заказчик вправе создать комиссию как для проведения конкретной закупки, так и для определения поставщика одним из способов, а также для осуществления всех закупок вне зависимости от способа определения поставщика (единая комиссия).

Установленными требованиями 44-ФЗ ограничено только минимальное число членов комиссии, в то время как максимальное их число не ограничено. Требования к минимальному числу членов комиссии: не менее пяти человек для конкурсных, аукционных, единых комиссий, не менее трех человек — остальные комиссии.

При этом важно отметить, что заказчик включает в состав комиссии преимущественно лиц, прошедших профессиональную переподготовку или повышение квалификации в сфере закупок, а также лиц, обладающих специальными знаниями, относящимися к объекту закупки (ч. 5 ст. 39 44-ФЗ) – то есть большинство членов комиссии должны обладать знаниями и опытом в сфере закупок.

Если планируемые закупки не имеют конкретной специфики, а также не требуется участие в работе комиссии определенных специалистов, рекомендуется создать единую комиссию для осуществления всех закупок, вне зависимости от объекта закупки и способа определения поставщика.

Как обеспечить закупочную систему кадровыми ресурсами

Для обеспечения своей закупочной системы кадровыми резервами заказчик должен оценить свою потребность в кадрах и необходимый уровень квалификации сотрудников, занятых в процессе закупок. Только после этого он может принять решение о необходимости создавать контрактную службу, а также решение о необходимости привлечения специализированной организации.

Заказчику важно изначально грамотно распределить функциональные обязанности в сфере закупок между сотрудниками. После этого заказчик может определить потребность по повышению квалификации сотрудников и сформировать программу обучения.

Управление государственными и муниципальными закупками – онлайн-курс для контрактных управляющих, специалистов контрактных служб и закупочных комиссий.